Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026 · gilt ab dem Start der Plattform

1. Verantwortlicher

Manuel Rakers
Hasselsstraße 41
40599 Düsseldorf
E-Mail: hallo@kitakadabra.de

2. Das Wichtigste zuerst: was KitaKadabra nicht speichert

KitaKadabra ist eine Web-Anwendung, mit der Kindertageseinrichtungen Portfolioseiten gestalten. Fotos, fertige Portfolioseiten, Collagen und persönliche Texte über Kinder werden zu keinem Zeitpunkt an uns übertragen oder bei uns gespeichert. Diese Inhalte werden ausschließlich im Browser auf dem Gerät der Einrichtung verarbeitet und verlassen dieses Gerät nicht. Auf unseren Systemen liegen keine Daten von Kindern.

Bei uns gespeichert werden nur: die Angaben der Einrichtung (Name, Anschrift, Träger, Telefonnummer, gebuchte Gruppen), die Zugangsdaten der angelegten Nutzerkonten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort in verschlüsselter Form), das Wasserzeichen der Einrichtung, gespeicherte Gestaltungsvorlagen (Banner, Seitenrand und ein Titel, den die Einrichtung beim Speichern selbst vergibt – ohne Fotos und ohne die Texte der Seiten), Einstellungen der Zugänge (zum Beispiel Favoriten), Rückmeldungen und Hilfe-Anfragen, die über die Plattform an uns geschickt werden, sowie Zählwerte zur Nutzung.

Vorlagen und ihre Titel sieht nur die eigene Einrichtung. Der Titel benennt den Anlass, etwa „Sommerfest 2026“ – Namen von Kindern gehören nicht hinein.

3. Bereitstellung der Website und Server-Logdaten

Beim Aufruf dieser Website werden technisch notwendige Verbindungsdaten verarbeitet, damit die Website angezeigt und sicher betrieben werden kann. Dazu können insbesondere gehören: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie die Referrer-URL, sofern übermittelt.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren, stabilen und technisch fehlerfreien Bereitstellung dieser Website.

4. Hosting

Diese Website wird über Netlify, Inc. (USA) gehostet. Netlify verarbeitet im Rahmen des Hostings technisch notwendige Verbindungs- und Server-Logdaten. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: netlify.com/privacy

5. Registrierung und Nutzerkonten (Supabase)

Für die Nutzung der Plattform wird ein Konto angelegt. Dabei verarbeiten wir die bei der Registrierung angegebenen Daten: Name der Einrichtung, Anzahl der gebuchten Gruppen, Name und E-Mail-Adresse der Leitung sowie das Passwort in verschlüsselter Form. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Maßnahmen — die kostenlose Testphase).

In den Kita-Infos der Verwaltung ergänzt die Leitung Anschrift und Telefonnummer der Einrichtung und, wenn gewünscht, ihren Träger. Rechtsgrundlage ist ebenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Konten und Anmeldung laufen über Supabase, einen Datenbank- und Anmeldedienst, der für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO tätig ist. Die Daten liegen auf Servern in Frankfurt am Main.

Legt die Leitung einer Einrichtung Zugänge für ihre Gruppen oder die Co-Leitung an, werden dafür Name und E-Mail-Adresse der jeweiligen Person gespeichert und eine Einladungs-E-Mail verschickt. Diese Daten stammen von der Einrichtung; für sie handeln wir im Auftrag der Einrichtung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO), den wir jeder Einrichtung bereitstellen.

Bei der Registrierung und bei jeder neuen Fassung speichern wir, dass die Leitung den AGB und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zugestimmt hat: Fassung, Zeitpunkt, Name und E-Mail-Adresse – als Nachweis des Vertragsschlusses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

6. Speicherdauer und Löschung

Endet die Testphase ohne Buchung oder läuft eine Kündigung ab, wird das Konto ruhend gestellt. 90 Tage danach löschen wir die Daten der Personen endgültig: alle Zugänge mit Namen, E-Mail-Adressen und ihren Einstellungen, Ansprechpartner und Telefonnummer der Einrichtung, das Wasserzeichen, die Vorlagen sowie Rückmeldungen und Hilfe-Anfragen. Aus unseren Protokolleinträgen und den Nachweisen der Zustimmung entfernen wir dabei Namen und E-Mail-Adressen. Auf die bevorstehende Löschung weisen wir vorher per E-Mail hin.

Name und Anschrift der Einrichtung, Träger, Kundennummer, gebuchte Gruppen, Zahlweise und Zahlungen bewahren wir für unsere Buchhaltung und die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten auf (z. B. für Rechnungen). Meldet sich die Einrichtung später wieder an, erkennen wir daran, dass sie schon einmal Kundin war. Die Zählwerte zur Nutzung enthalten keine Angaben zu Personen und bleiben erhalten.

7. Anmeldestatus im Browser (kein Tracking)

Diese Website verwendet keine Werbe-Cookies, kein Tracking und keine Analyse-Tools. Für die Anmeldung wird der Anmeldestatus im Browser gespeichert (lokaler Speicher), damit Sie nicht bei jedem Seitenwechsel neu einloggen müssen. Diese Speicherung ist für den Betrieb technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und wird beim Abmelden entfernt.

8. Externe Inhalte beim Seitenaufruf

Alle Programmteile und Schriftarten liefern wir von unserem eigenen Webspace aus (siehe Abschnitt 4). Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Inhalte von fremden Servern nachgeladen – keine Programmbibliotheken aus Content-Delivery-Netzwerken und keine Schriften von Google oder anderen Anbietern. Verbindungen bestehen nur zu Netlify (Abschnitt 4) und, für Anmeldung und Konto, zu Supabase (Abschnitt 5).

9. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Entscheidet sich eine Einrichtung nach der Testphase für die Nutzung, läuft die Zahlung über den Zahlungsdienstleister Stripe. Stripe erhebt dabei die für die Zahlung erforderlichen Daten (u. a. Rechnungsanschrift und Zahlungsmittel) in eigener Verantwortung bzw. als eigenständiger Dienstleister. Wir selbst erhalten und speichern keine vollständigen Zahlungsdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Informationen: stripe.com/de/privacy

10. E-Mail-Versand

Wir verschicken ausschließlich Nachrichten, die zum Konto gehören: die Bestätigungs-E-Mail, Einladungen zu Zugängen, Hinweise zum Ende der Testphase und zur bevorstehenden Löschung. Einen Newsletter gibt es nicht.

Die Nachrichten verschickt der E-Mail-Dienst Resend (Plus Five Five, Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA) für uns als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Resend verarbeitet dafür die E-Mail-Adresse der Empfängerin oder des Empfängers, den Inhalt der Nachricht und Zustellprotokolle und speichert sie auf Servern in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die Zertifizierung von Resend nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO) und zusätzlich auf die EU-Standardvertragsklauseln. Informationen: resend.com/security/gdpr

11. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, werden die übermittelten Daten ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; bei vertragsbezogenen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet wurde und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

12. Rückmeldungen und Hilfe-Anfragen

Über die Plattform können Nutzerinnen und Nutzer uns eine Rückmeldung oder eine Hilfe-Anfrage schicken. Dabei speichern wir die Nachricht, Name und E-Mail-Adresse der absendenden Person, ihre Rolle (zum Beispiel Leitung oder Gruppe), die Einrichtung, die gewählte Sprache und den Bearbeitungsstand; bei Hilfe-Anfragen außerdem das gewählte Thema und unsere Antwort.

Wir nutzen diese Angaben nur, um die Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten und um die Plattform zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Unterstützung bei der Nutzung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unser Interesse, die Plattform zu verbessern). Die Daten liegen bei Supabase in Frankfurt am Main (siehe Abschnitt 5). Wir löschen sie, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr nötig sind, spätestens zusammen mit den Zugängen der Einrichtung (siehe Abschnitt 6).

Bitte schreiben Sie keine Namen oder anderen Angaben über Kinder in diese Nachrichten.

13. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an hallo@kitakadabra.de.

14. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen:
LDI NRW, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite abrufbar.